甘肃第四建设集团有限责任公司
合同管理职责
元森庙滩子整体改造工程项目部
2017年3月1日
一、合同管理总则
第一条为加强项目部的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护企业合法权益，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定，结合公司的实际情况，制定本制度第二条本制度适用于项目部与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等。
第三条合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。
签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。
二、合同管理职责
第四条经营部主要职责
1、负责合同的洽谈与签订。
2、履行建设工程合同中规定的职责，审查和监督工程项目各类合同的履行情况。
3、负责做好合同交底工作。
4、收集、记录、整理与合同有关的协议、函件等资料。
第五条项目部门的主要职责
1、对所签合同，认真执行，并定期自查合同履行情况。
2、在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，发生问题及时向上级通报。
3、本部门合同的登记、统计、归档工作。第六条财务部门的主要职责
三、合同的签订
第七条订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、
履约能力进一步核实，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。签订分包合同要重点审查承包人的营业执照规定的经营范围、资质等级、管理能力和实际业绩。项目一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经项目经理同意。
第八条订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。"书面形式"是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条
件限制外，要求采用正式的合同书形式，有示范文本（包括公司制定的示范文本）的应当使用示范文本。订立合同，必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量和质量，价款和报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。
第九条所有合同都应按顺序统一编号。
第十条法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名
盖章。
第十一条签订合同，应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
四、合同的履行
第十二条合同依法成立，既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务，确保合同的执行。
第十三条随时督促对方当事人及时履行其义务，有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等均为合同的组成部分，工程
部应及时整理定期汇总，妥善保管并建立合同履行情况台帐。
第十四条在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录，向对方当事人发放的所有资料都应由对方当事人签收。
第十五条对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事件，经营部应及时
查明原因，通过取证按照合同约定及时、合理、准确地提出书面报告。当接到对方的索赔（含违约）报告后应认真研究并及时处理、解释或提出反索赔，工程部任何人不得擅自在对方当事人出具的索赔报告、对帐单等确认类文书上签字盖章。
第十六条在履行合同过程中，经营部若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时上报项目领导处理： 1、经营状况严重恶化； 2、转移财产，抽逃资金；
3、丧失商业信誉；
4、有丧失或者可能丧失履行合同能力的其他情形。
五、合同的变更、解除
第十七条项目部任何人不得擅自以项目部名义变更或解除合同。若确须变更或解除时，由经营部查明原因，提出意见，提交项目领导审查并签发解除合同的函，与对方依法签署变更或解除合同的书面协议。合同变更必须由经营部负责更改，并按程序办理合同变更评审，办理书面的合同变更手续，做好变更文件的整理、保存和归档工作。
第十八条对于特殊情况下合同履行过程中的合同中止，必须及时办理中止手续，收集因中止合同给本项目带来的经济损失证据和资料，及时追究对方的责任。中止的合同又恢复继续履行时，依相同程序办理恢复手续。
第十九条合同未履行完毕，但确定不再继续履行，经营部部应做好终止记录，收集履行过程中所有与合同有关的文件，办理解除合同的手续，所有原件资料移交档案室保存。
第二十条变更、解除合同，一律必需采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等)，口头形式一律无效。变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。
第二十一条因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定
六、合同纠纷处理
第二十二条合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合同法》等
有关法规和本《制度》规定妥善处理。
第二十三条合同纠纷由有关业务部门与法律顾问负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。
第二十四条处理合同纠纷的原则是：
1、坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。
2、以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
3、因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯;因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失;因双方责任引起的纠
纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
第二十五条在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。
第二十六条合同纠纷的提出，加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。第二十七条对于合同纠纷经双方协商达成一致
意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。
第二十八条对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。
第二十九条合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备考。
七、合同的管理
第三十条项目部所有合同均由经营部统一登记编号、经办人签名后，按审批权限分别由项目经理或其他书面授权人签署。
第三十一条已签订的合同以及与合同有关的补充协议、会议纪要、业务往来传真、信函、索赔报告、对帐单、合同台帐等原始资料应集中由经营部指派专人保管，并对上述材料分类登记成册。
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