2020人事档案管理方案
实用 教 程
( 讲 义 )
6、按是否在岗的情况来分。
7、按载体形式来分。
(五)人事档案的内容与分类
人事档案正本。
人事档案副本。
(六)人事档案管理体制、机构与人员配备
我国人事档案实行集中统一、分级负责的管理体制。
二、 人事档案管理的一般操作规程
(一)人事档案的收集与补充
1、人事档案的收集范围
2、人事档案收集的途径
3、人事档案的收集方法
4、建立收集补充制度
(二)人事档案的鉴别
1、人事档案鉴别工作的内容
2、对不在归档范围的材料的处理
(三)人事档案的整理
1、人事档案整理的基本要求
2、人事档案整理的范围
3、人事档案的正本与副本
4、人事档案的整理步骤
5、整理人事档案应注意的问题
(四)人事档案的保管与保护
1、硬件
2、软件
(五)人事档案的统计
1、人事档案管理各环节的数量状况统计
2、档案库房和人员情况的统计
(六)人事档案的提供利用
1、人事档案的查阅
2、人事档案的外借
3、提供复制件和加工件服务
(七)人事档案的转递
1、人事档案转递工作的基本要求
2、人事档案转递工作的方式
(八)干部职工特殊变动情况下的档案管理
三、人事档案现代化管理简介
四、干部人事档案相关管理制度介绍
1、《干部人事档案材料的收集制度》
2、《干部人事档案材料鉴别归档制度》
3、《干部人事档案整理工作制度》
4、《干部人事档案安全保密制度》
5、《干部人事档案查(借)阅制度》
6、《干部人事档案的转递制度》
7、《干部人事档案的检查核对制度》
8、《干部人事档案管理人员工作职责》
2011年4月
人事档案管理实用教程
云南省档案局 陈建丽
一、 人事档案管理的一般概念简介
(一)概述 P224
随着我国市场经济的发展及人事制度改革、新的用工制度的发展与需要，人事档案的重要性日益为人们所认同。简言之，凡涉及到识人用人、人员流动任免、落实个人待遇等等，无不以人事档案为依据。
人事档案产生于人事管理活动。自从有了国家政权，有了对人的管理，就有了对人进行记录和管理的人事档案。中国现代人事档案工作起步于中国共产党建立之后开展的革命战争年代，建立于新中国成立之后。目前人事档案制度基本建立，人事档案的管理工作逐步规范化、标准化、科学化，全国规模的人事档案工作体系基本形成。与此同时，人事档案管理的理论研究也取得初步进展，出版了一系列有关人事档案管理工作的专著及大量的研究论文，有关部门(中共中央组织部、人事部、劳动部、国家档案局等)还发布了一些有关人事档案管理的行政规章。这些专著、研究论文、工作规章在对人事档案工作的基础理论进行探讨研究的同时，总结了我国人事档案管理工作几十年的经验与教训，对人事档案管理工作作出了一些具体、明确的规定，对我们从事人事档案管理工作具有很强的指导意义。
目前作为具体从事人事档案管理工作依据的主要有这样一些：1《干部档案工作条例》、2《干部档案整理工作细则》、3《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》、4《企业职工档案管理工作规定》、5《流动人员人事档案管理暂行规定》、6《国家教委委属高校干部人事档案工作暂行规定》及一系列有关干部人事档案工作目标管理方面的文件材料(《干部人事档案工作目标管理暂行办法》、《干部人事档案工作目标管理考评标准》)等。云南省委组织部、省档案局在对上述条例、规定进行转发并贯彻实施的同时，也出台了相关的实施意见，具有很强的可操作性。以上这些行政法规和业务规章的发布与贯彻实施，使人事档案管理有章可循。
(二)人事档案的定义 Q14
人事档案一般定义为：人事档案是在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案。简言之，人事档案即是记录和反映个人德能勤绩等方面情况的，经组织认可归档保存的个人材料。它是国家档案的重要组成部分。
个人履历、自传、学历、各种鉴定、考核材料、政治历史、社会关系情况的审查材料、加入党派的材料、任免、录用、聘用、奖惩材料、工资级别等其他对组织有参考保存价值的材料都可以归入人事档案。
这里，介绍一个目前最常见的概念：职工档案。这是目前数量最多，也是最普遍的一类人事档案。一般干部和职工的人事档案与工人档案统称为职工档案。 可以简单定义为：职工档案主要是指企事业单位的一般干部、职员和工人的人事档案。职工档案是职工个人经历、思想品德、工作态度、业务技能与成绩、奖惩等情况的综合反映，由各种招工、转干、聘任、体检、考核、政审、鉴定、工资、奖励、处分等方面内容的表格和文字材料构成。 Q77
(三)人事档案的属性 Q15-17
人事档案主要具有以下属性：
1、集合性。人事档案是以个人为单位，按照一定原则和方
法组成的专卷或专册，集中反映了一个人成长的经历、政治状况、业务实绩等全貌。卷内的每一份材料，都必须反映该人的情况，不得夹杂或混入别人的材料，也不能将该人的材料肢解割裂，分散在不同的部门保管。因此，人事档案是集合性的材料，以职工个人为主线，集中反映该职工个人的历史全貌。
2、认可性。人事档案材料不是杂乱无章的的堆积，也不是
任意放进去或编造的个人材料，而是经组织、人事部门认可的个人材料。人事工作的中心任务，就是识人用人，知人善任。因此组织、人事部门经常采取各种形式了解人员的经历、表现、才能、成果等情况，需要个人填写履历表、鉴定、小结、成果表、考核材料等，所有这些材料，都必须得到组织的认可，不能随意填写，更不能私自放入个人档案中。个人的学历、文凭等都应经过组织认定、盖有公章，而不应该是伪造的。在市场经济条件下，有些人为了谋取个人私利，骗取钱财，伪造假文凭、假档案的事时有发生，但这绝不是科学意义上的真实的人事档案。
3、专门性。人事档案是一种专门档案。包含三层意思：1是
组织、人事工作专门领域形成的档案;2其内容具有专门性，自成体系，反映人事管理方面的情况;3人事档案具有专门的形式和特定名称种类，如关于人事方面的各种登记表、考核材料等。
4、真实性。人事档案能真实客观地反映个人的本来面貌。
真实性是人事档案的生命，是人事档案发挥作用的基础和赖以存在的前提。凡归档的材料必须实事求是真实可靠。
5、现实性。人事档案是由组织、人事、劳资等部门在现实
的人事管理活动中形成的、反过来又作为现实的人事管理工作的重要依据，为现实的人事管理工作服务，因而具有很强的现实效用。
6、动态性。随着时间的推移和个人的成长，人事档案需要
不断根据每个人的实际表现的记载不断补充内容，并随人员的流动而流动，因此人事档案始终处于“动态”之中。(人事档案建立以后，不是一成不变的，并不意味着人事材料归档的完成和收集工作的结束，它是一个根据形势的发展和各个历史阶段对每个人的实际表现的记载不断补充内容的过程;也是一个随着人员的流动而流动的过程。)
人事档案的管理无论是检索工具的编制，还是档案实体的整理，都以其“动”而区别于其他门类的档案。一方面，人事档案涉及的个人大多数仍在各个领域各单位从事社会实践活动，继续谱写自己的历史，这就决定了人事档案须随个人的成长不断增加新的内容，以满足人事工作的需要;另一方面，人事档案涉及的人员是不断流动的，调动、晋升、免职等情况经常发生，随之而来的是当事人工作单位和主管其人事档案的单位的变动。因此，人事档案须随人员的流动经常转递和流动，变换工作单位和管理部门。其动态性特征主要表现在以下三个方面：(递增性、转移性、波动性)
1递增性。人事档案最显著的特征是，卷内档案材料呈递增趋势。一个人从家门或校门走上工作岗位后，他的档案材料数量与其工作年限成正比。比如转正定级、职务任免、工资晋升、入团入党、考察奖惩、职称评聘等，其材料与日俱增。
2转移性。“档随人走”是人事档案的又一动态管理特征，凡人员调动、军队干部转业、学生毕业分配等等，其档案都随人员转移到新的工作单位。
3波动性。一般而言，传统的文书档案的卷内文件材料装订后，其信息不再变动。而人事档案的卷内信息除了拥有递增性特征外，还体现在信息的历史波动性。比如，体现在职务和工资的升降方面：有的干部任职以后又免、撤、改职，免、撤、改职后又复原职;有的干部晋升工资后，因某种原因又降了工资。体现在工作单位的变动方面：有的人员调离原工作单位后又调回，调回后又再度调去别的单位，等等。诸如此类，都使卷内信息呈波动性。
7、保密性。人事档案中记载了个人的自然情况(姓名、别
名、出生地、出生年月、家庭成员)、个人健康、婚姻状况、工资收入、政治面貌、业务成果、职务职称、奖惩情况、专业特长等各方面情况，其中有些涉及个人隐私、与该档案人有关的重大事件、工作失误等内容，在相当时期内是保密的，不能对外开放，以确保个人权益和国家利益不受侵犯。一般只能由组织人事部门掌握，并建立严格的保密制度，不得随意公开与扩散，特别是领导干部、著名科学家、知名人士，其人事档案内容的机密性更强。
8、权威性。正因为人事档案具有认可性、真实性等属性，
因此人事档案内容具有较强的权威性。反映一个人面貌的材料，只有从人事档案中查阅才是最可靠、最权威的。
(四)人事档案的种类划分 Q65
传统的人事档案包括干部档案、工人档案、学生档案、军人档案四大类，已不能涵盖和囊括一般人事档案的内容，远远不适应现代社会发展的需要。
目前，人事档案已发展为档案的一大门类，用不同的标准，从不同的角度，可以从宏观上将其进行以下分类：
1、按工作单位的性质来分，可分为党政军机关人事档案、企业单位人事档案、事业单位人事档案、集体单位人事档案。继续细分下去，党政军机关可分为党委机关、政府机关和军事机关;企业单位可分为工业企业、农业企业和商业企业，亦可分为国有企业、外资企业、合资企业、民营企业;事业单位可分为学校、医院、新闻单位、研究所、文艺、体育机构等。
2、按职责和专业来分，可分为国家公务员档案、科研人员档案、教师档案、医生档案、护士档案、运动员档案、演员档案、财会人员档案、企业职工档案、军人档案、记者档案、编辑人员档案、学生档案等。
3、按人员管理的权限来分，可分为中央管理人员档案、部管人员档案、省(市、区)管人员档案、厅(局)管人员档案、地(市)管人员档案、县管人员档案、厂管人员档案等。
4、按职务级别和影响程度来分，可分为高级人员(高级干部、高级知识分子、高级技师等)档案或名人档案(著名政治活动家、著名科学家、著名演员、著名运动员等)，中级人员档案、一般工作人员档案。
5、按政治面貌来分，可分为中共党员档案、共青团员档案、非党团人员档案或民主人士档案。
6、按是否在岗的情况来分，可分为在岗人员人事档案、待岗人员人事档案、流动人员人事档案、下岗人员档案、离退休人员人事档案等。
7、按载体形式来分，可分为纸质人事档案、磁质人事档案、电子人事档案或数字人事档案等。
还可从另外的角度和标准对人事档案进行分类。现较常见的主要有：国家公务员人事档案、企事业职工档案、教师与科研人员人事档案、学生档案、流动人员人事档案等。虽然各种人事档案具有共性，都是人事管理方面的内容，是个人自然状况、社会经历和现实表现的记录，但由于工作性质的不同，因而其具体内容和要求是有差异的，应根据各类人事档案的特点进行归类，组成各具特色的人事档案管理体系。我们这里所讲述的主要是有关人事档案的最基本的、普遍性的知识。
(五)人事档案的内容与分类
各级人事部门对所管理的干部、职工都要建立人事档案。人事档案一般分为正本和副本。正本必不可少，而副本则根据需要建立。一般高级领导干部或同时受几个部门管理的干部就要建立人事档案的副本，以备工作之需。
人事档案正本的内容主要包括：1履历材料;2自传材料;3鉴定、考核、考查材料;4学历和评聘职称材料;5政审材料;6参加中国共产党、共青团、民主党派的材料;7奖励材料;8处分材料;9录用、任免、聘用、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记材料;10其他可供组织参考的材料。
人事档案副本，由人事档案正本的七类主要材料的复制件及重复件构成：1正本中第一类的近期履历材料;2第三类的主要鉴定、干部考核材料;3第四类的学历、学位、评聘专业技术职务的材料;4第五类的政治历史问题的审查结论(包括甄别、复查结论)材料;5第七类的奖励材料;6第八类的处分决定(包括甄别、复查结论);7第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。(一般来说，包括除正本中的自传、党团材料和其他类以外的七大类材料，)其他类别多余的重要材料，也可归入副本。
正本和副本分别由主管单位和协管单位保管。根据中共中央组织部、国家档案局《干部档案工作条例》第四章的有关规定，现职干部档案正、副本按如下分工进行保管： C30
1、中管干部由省委组织部负责建立干部档案副本，省管干部和地州市委管理的干部，由干部所在单位建立干部档案副本。
2、中央管理的干部，档案正本由中央组织部管理，副本由省委组织部管理。
3、省委管理的干部，正本由有关的干部档案管理部门保管，副本由干部所在单位保管。
4、各地各单位应根据干部管理范围各自制订档案保管和代管范围。凡由上级单位或同级其他部门代管档案，其所在单位应做好干部档案情况登记，以便本单位使用。
(六)人事档案管理体制、机构和人员配备 Q46
我国人事档案实行集中统一、分级负责的管理体制。集中统一是指人事档案必须集中由组织、人事档案部门统一管理，其他任何部门或个人不得私自保存人事档案。分级负责是指全国人事档案工作，由各级组织人事部门根据其管理权限，负责某一级别人员的人事档案材料，并对人事档案工作进行指导、检查与监督。
具体而言，县级以上机关、单位的人事档案要按照干部管理权限集中统一管理(如中央管省部级、省管厅级、地市管处级)，县以下机关、单位的干部人事档案由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位由上一级单位管理。企业的人事档案，一般由本单位自行保管，但是厅级以上领导的档案要由省委组织部管理。 P234
关于干部档案的管理体制，云南省委组织部在《关于贯彻中共中央组织部、国家档案局﹤干部档案工作条例﹥的实施意见》中，明确了具体的管理办法： C28
1、各级领导干部的档案，按干管权限由各级组织或有关部门管理，即由各级党委组织部管理。
2、省级各部委办厅局的干部档案，由各单位组织、干部或人事部门集中统一管理。部委办厅局所属企、事业单位的干部档案，由企、事业单位的组织、干部或人事部门集中统一管理;不具备管理条件的单位，可由上一级主管单位的干部、人事部门代管。
3、地州市部委办局及所属企事业单位的干部档案，由各单位组织、人事部门统一管理;不具备保管条件的可由地州市委组织部或地州市人事(劳动人事)局(处)、教委(教育局)相对集中管理。我省现状：从州级以下均由组织部、人事部门保管。
4、县以下机关、企事业单位的干部档案，由县委组织部和县人事局、教育局集中管理。
5、一个单位由两个或两个以上部门管理干部、职工人事档案的，应统一集中到一个部门管理;凡实行档案综合管理的单位，其干部、职工人事档案要固定专人与其他档案(如文书档案、会计档案、科技档案等)分别管理，业务上接受本单位组织、干部、人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。
关于干部档案管理的机构和人员配备，中组部《档案工作条例》第二章第七条规定：“县以上(含县)的组织、人事部门，应建立相应的干部档案管理工作机构，并负责对本地区、本部门、本系统的干部档案工作进行监督和指导。每管理一千人的档案需配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。”根据这一原则，云南省委组织部在《关于贯彻中共中央组织部、国家档案局﹤干部档案工作条例﹥的实施意见》中作了如下表述： C29
1、各地州市委组织部应建立相应的专门机构或明确一个部门主管，按规定数额配备相应的专职或以管理档案为主的兼职党员干部负责管理干部档案并指导本地区的干部档案工作。
2、省级各部委办厅局中，负有业务指导任务的，应明确一个部门负责本部门和本系统的干部档案工作，配备相应的专职干部。无业务指导任务的可配备一名以管理档案为主的兼职党员干部。
3、县(市)委组织部要设立档案组(或档案室)，配备专职或以管理档案为主的兼职党员干部。
4、地州市县人事(劳动人事)局和教委(教育局)干部档案管理的机构设置和人员配备可根据工作需要参照同级组织部门办理。
5、省地两级企业、事业单位的干部档案管理机构和人员，亦可参照此意见办理。一般而言，对于省地两级企事业单位的人事档案来说，一般由本单位自行保管，但是厅级以上领导的档案要由省委组织部管理，处级以上领导的档案要由地州市委组织部管理。职工档案可以不分级别，由各单位人事档案部门、人力资源部或综合性档案机构集中统一管理。
二、 人事档案管理的一般操作规程(狭义)
现代管理学的一个突出特征就是规范化，现代人事档案也逐步走上了规范化管理之路。从宏观管理的角度来说，人事档案规范化管理是指根据组织、人事、劳动等部门的现实要求，科学地、系统地、动态地管理人事档案，使人事档案发挥更大效能，更好地为社会主义和谐社会建设服务。现代人事档案管理是一个很广的范畴，我们这里重点针对本单位长期以来形成的这部分人事档案的管理，即以手工整理与计算机辅助，管理对象为纸质的实体档案的这样一种传统意义上的人事档案管理工作。这就是狭义的人事档案规范化管理的内容。现代人事档案规范化管理的目标是：1收集完整;2鉴别准确;3整理有序;4保管安全;5利用方便。
就一个单位的人事档案管理来说，一般依照以下步骤进行：
(一)人事档案的收集与补充
人事档案材料的收集是人事档案工作的最重要的一个环节，它处于人事档案管理工作的最前端。只有做好收集工作，才能为人事档案工作的其他环节打下物质基础，也才能使人事档案全面完整地反映一个人的历史面貌。收集完整是目标。同时，人事档案的动态性特征决定了作为其后续环节的补充工作的不可或缺，因而收集与补充必须同时进行，二者不可偏废。
1、人事档案的收集范围P227、C54-57(中组部《干部人事档案材料收集归档的规定》)
1个人履历表、简历表、各类人员登记表。
2自传和属于自传性质的材料。
3组织审定的考察材料、年度考核登记表、个人鉴定等考察考核干部工作中形成的材料。
4学历证明、各种录用聘用表、聘用合同、政审材料等。
5专业技术职务任职资格申报表、审批表等。
6干审工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人对结论的意见、检查交待或说明的材料以及作为依据的证明材料，甄别、复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
7个人姓名、民族、年龄、国籍、入党入团时间、参加工作时间等过程中形成的个人申请、组织审查报告、上级批复及证明材料。
8入党志愿书、申请书，党员登记表，民主评议党员过程中形成的组织意见，退党材料;入团志愿书、申请书，团员登记表，退团材料;加入民主党派的材料等个人在党团组织建设中形成的材料。
9个人受组织各种处分材料：处分(或撤销处分)决定、上级批复、个人检查交待材料、法院判决书、离婚材料等。
10办理出国出境人员审批表、登记表等。
11办理工资、待遇工作中形成的登记表、审批表及批复材料。
12干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的干部任免审批表、调动鉴定、转业鉴定、授予(晋升)军(警)衔审批表、离退休审批表、公务员过渡登记表、定级定工资等材料。
13党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议工作中形成的代表登记表、委员简历、政绩材料等。
14表彰奖励先进人物登记表、嘉奖通报材料。
15体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残的确认材料，新录用干部体检表和毕业分配工作体检表等材料。
16办理丧事形成的悼词、生平、报纸报道消息、讣告，非正常死亡的调查报告及遗书等材料。
总之，凡是与个人权益信息息息相关的这些个人人事材料都要全面收集、整理、归档。
2、人事档案收集的途径 P228、Q107
1通过组织、人事、劳资部门收集履历、考核、任免、调动、晋升、工资、退离休等材料;
2通过党团组织等部门收集入团入党、党团登记、退团退党等材料;
3通过纪检监察司法审计部门收集受处分材料、审计结论材料;
4通过教育管理部门和学校收集成绩、学历等材料;
5通过业务部门收集业务考绩、技术发明、论文目录等材料：
6组织干部人事部门，应根据工作需要，适时布置填写干部(职工)履历表或干部(职工)履历补充表等各种登记表，及时充实档案内容。
3、人事档案的收集方法 (简单提一下) P228-229
1定向收集;
2定时收集;
3追踪收集。在发现档案不完整时要根据有关线索追踪收集。
4、建立收集补充制度 Q109
人事档案材料的收集与补充，是一项贯彻始终的经常性工作，不能单纯依靠突击工作，应当建立起必要的收集工作制度。主要包括：
1移交和转递制度。各级人事档案部门应当在现有工作的基础上，建立健全人事档案的移交和转递制度，明确规定本单位、本部门在日常工作活动中形成的、属于人事档案管辖范围的材料，都应当及时地移交给人事档案部门，使人事档案能够及时地、源源不断地得到补充。移交制度应当有明确的移交范围、移交时间、移交时的人事档案的整理要求等内容。
2清理制度。人事档案部门根据所管档案的情况，定期对人事档案进行清理、核对，将所缺材料逐一登记下来，有计划、有步骤地进行收集。
3催要制度。人事部门在日常工作中不能坐等有关部门主动报送材料，也不能送多少收多少，应当经常和有关单位联系，主动催促并索要应当归档的人事档案材料。
4及时登记制度。收文登记、移交登记。
5检查制度。根据所管辖人事档案的数量状况，人事档案管理部门应在每季度、半年或一年对人事档案进行一次检查，核对，将那些不符合归档要求的材料，立即退回形成机关或部门重新制作或补办手续;剔出不符合人事档案归档范围的材料，退回原单位处理。另外，根据人事档案之间的有机联系，如若发现缺少的材料，应当填写补充材料登记表，以便补齐收全。
6随时补充材料制度。为了了解员工各方面的情况，及时补充人事档案的内容，组织、人事及劳资部门应当根据工作需要和档案材料的短缺情况，不定期地统一布置填写履历表、自我鉴定、体检表等，以便随时补充人事档案材料，使组织上能比较完整地掌握一个人的情况。
由于人事档案材料的来源具有多维性、广泛性和分散性的特点，只有完整、全面地收集人事档案材料，才能使人事档案浓缩一个人的全貌，做到“档即其人”，才能为各级组织、人事、劳动等部门了解人、选拔人和使用人、落实个人待遇等提供重要依据。因此，完整地收集人事档案材料，必须做到：明确收集归档的范围;制定收集工作制度;采用先进科学的收集方法(如整理前收集和整理后收集、内部收集和外部收集、纵向收集和横向收集、经常收集和突击收集等)。
(二)人事档案的鉴别
人事档案材料的鉴别是指依照一定的原则与规定，对收集起来的人事档案材料进行甄别和价值鉴定，再根据它们的真伪和价值进行取舍，最后将具有保存价值的材料归入档案，把不应当归档的材料剔出销毁或转送其他部门予以处理的一项业务工作。鉴别准确是目标。属于归档范围的材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的档案材料须盖章签字后才能归入人事档案。不属于规定的归档范围的材料不得擅自归档。
1、 人事档案鉴别工作的内容P229、Q112
针对工作中可能会遇到的一些具体情况作些说明。
1判断材料是否属于所管人员本人的个人材料。首先，辨认姓名的异同：同姓同名;同姓异名或异姓同名;一人多名。其次，辨认材料的内容和作用：看内容，即审核材料的内容是否与人员的问题有关，比如政审材料中所反映的内容与该人员的结论是否有内在联系，是否是结论的依据;看用途，比如对于证明材料要详细审查，看此材料用于证明谁的问题，也就是被证明人是谁?如果被证明人不是该人员，那么这份材料一般也就不是该人员的;另外，该人员所写的证明他人问题的材料，由于它的用途不是证明该人员的，所以不该归入该人员档案中。
2判断材料是否属于人事档案。一个人的档案材料包括人事档案内容的材料及非人事档案内容的材料两大部分。鉴别工作的任务就是将两者严格区分开来，择其前者归档，并将那些非人事档案的材料另加处理。常见的人事档案材料：(主要根据正本所包括的十大类内容来判断，这里就不细述了。) C4
A政审材料：审查结论、复审结论、甄别平反结论或决定，通知、批复、组织批注意见，带结论性的调查报告，证明材料，本人交代和本人对组织结论签署的意见和对有关问题的主要申诉材料;
B纪检案件材料：处分决定、批复、通知、调查报告、复查、甄别、平反决定，本人检讨(查)、申诉，本人对处分决定签署的意见的复制件或打印件;
C职务任免、调级、出国人员审查材料、任免呈报表、调动登记表、调级审批表、出国人员审查表;
D入党入团材料：入党入团志愿书、申请书(包括自传材料)，转正申请书以及入党入团时组织上关于其本人历史和表现以及家庭主要成员、社会关系情况的调查材料;
E司法案件材料：判决书复制件及撤销判决的通知书。
F晋升技术职称、学位、学衔审批表以及业务考绩资料：技术人员登记表、考试成绩表、业务自传、技术业务的个人小结以及组织评定意见，创造发明和技术革新的评价材料，考核登记表、重要论文篇目和著作书目;
G奖励材料：授予先进模范称号的决定、通知、批复、授勋审批表、事迹材料;
H考核及考察材料：组织正式的考核、考察材料，年度考核登记表;
I离退休材料：退休、离休审批表和有关工龄、参加革命工作时间的调查审批材料，本人申请材料;
J履历、自传或鉴定材料：各种履历表、登记表、本人或组织写的个人成分经历材料，本人写的自传，以及各种鉴定表：
K其他材料：个人的思想、工作、学习总结、检查，近期的体检表，残疾登记表，死亡报告表、悼词、遗书等。
3判断材料是否真实准确。不能前后矛盾，不能模棱两可。在鉴别工作中一旦发现内容不属实，观点不明确，言词不达意或词义含混等情况，应立即退回原单位重新改正。
4判断材料是否齐全完整，主要审查第五类政审材料和第八类处分材料是否齐全完整：A每份材料必须有头有尾;B反映一个问题的多份材料必须齐全。
5判断材料有无重复。保持人事档案的精炼，重份材料或内容重复的材料必须剔除。无论是正本还是副本，只需保留一份，多余的剔除。
6检查材料是否手续完备，凡是需要组织盖章或本人签字的材料必须盖章签字。在日常的人事档案材料的收集鉴别工作中，经常会遇到一个棘手的问题，即有些材料手续不全。比如一份《专业技术职务任职资格推荐评审表》，根据该人员所申报的专业技术职务的级别(初级职称、中级职称或者是高级职称)，在表格中相应位置填写相应的内容之后，要求填写评审意见的单位或部门签章。申报初、中级职称的评审表必须有本单位、单位主管部门或系列主管部门、初中级评委会、职称改革领导小组办公室签署的意见及公章，副高以上还要求有省人事厅签署的意见及公章。这些相应的栏目如果有缺漏，就必须及时补全，否则此份材料的可靠性就会受到质疑。
那些已经手续完备的个人材料是否一定是人事档案呢?也不一定。上述手续完备仅仅能作为向人事档案转化的条件之一。是否能转化为人事档案，关键还要看这些材料是否具有使用价值和保存价值。例如，重份材料，无关的调查证明材料，或者同一问题一个人写了多次证明的某些材料，本人多次写的内容相同的检查交代材料等等，都属于没有使用价值和保存价值的材料。这些材料虽然也都是在了解人、使用人过程中形成的真实的个人材料，手续也是完备的，但没有什么作用，归入人事档案，纯属一种浪费。
7清除一些特殊的不能归档的材料。涉及干部政治历史问题或其他重要问题，需要查清而未查清的材料(如某些干部受到举报而未查实的材料)，以及未办理完毕的材料(或没有形成正式的组织结论的材料)，不能归入人事档案，应交有关组织处理。小说性传记、年谱、回忆录、奖状、荣誉证书、结婚证、学生证、日记等属个人留存，不归档。
8除把不该归档的材料清理出来，还要把发现缺少的材料及时登记(填写《补充材料登记表》)并收集补充。
注意：经过鉴别的人事材料才能归人事档案。
2、对不在归档范围的材料的处理Q115
四种方法处理不在归档范围的材料：
1转。凡是经过鉴别，并不属于个人的材料，或者根本不在归档之列的材料，必须剔出转给有关单位保存或处理。
2退。对于近期形成的某些档案材料，手续不够完备，或者内容还需要查对核实的，那就要需要提出具体的意见，退回有关单位，等到原单位修改补充后再行交回。如果材料应退回本人的，必须经过领导批准退回本人，并办理相应的手续。
3留。凡是不属于人事档案的范围，但很有保存价值的有关参考资料，经过整理以后，应由组织或人事部门作为业务资料保存。
4毁。经人事档案部门鉴定后，确实没有保存价值的材料，应当按照有关规定作销毁处理。销毁的材料应当仔细检查，逐份登记，写清销毁理由，经主管领导批准后，方能按照销毁规定进入正式的销毁程序。
(三)人事档案的整理
依据一定的原则、方法和程序，对收集起来的个人材料进行鉴别、归类、排序、装订并不断补充，使之条理化系统化的过程，就是人事档案的整理工作。整理有序是目标。
1、人事档案整理的基本要求P230
《干部档案整理工作细则》明确要求：
1认真鉴别。鉴别关系到一份材料能否作为人事档案保管，必须严格把好这一关。
2分类准确。人事档案有十大类，不同类别的档案有各自不同的位置，不能出现混乱。
3编排有序。人事档案每一类档案材料的排列顺序、编号方法都有具体而严格的要求，要严格遵守。
4目录清楚。目录要规范、清楚，要方便查找，要有案卷目录和卷内目录。
5装订整齐。
2、人事档案整理的范围 Q116
1新建档案的整理。主要指对那些从来没有整理过的、新吸收的人员的档案材料的整理，这部分档案材料原来没有完全整理，或者没有进行有规则地整理，材料零乱、庞杂，整理起来工作量大，比较复杂，而且随着各行业各单位新老人员的交替，这部分档案的整理工作将是持续不断的。
2已整理档案的重新调整。由于人事档案的动态性特征所决定，对于每一个已经整理好的人事档案来说，其整理工作也不是一劳永逸的，有时需要增加或剔除一定数量的材料，这就有必要重新整理这部分档案材料。这种整理实际上是一种调整，因此工作量比较小一些。对于那些零散材料的归档，只需随时补充，不必重新登记目录，只需在原有目录上补登或调整即可。
3、人事档案的正本与副本 Q117
根据人事档案管理和利用需要，一个人的全部人事档案材料可分别建立正本和副本。正本是由全面反映一个人的历史和现实情况的材料构成的;副本是正本的浓缩，由正本中的部分材料构成，为重份材料或复制件。正本中有的材料，副本中不一定有，但副本中有的材料，正本中一定要有。正本由主管部门保管，副本由协管部门保管。(人事档案分建正本和副本 ，可以方便其利用，提高人事管理工作的效率。此外，由于正本和副本分别保管在不同地方，有利于人事档案的保护。)目前，中央管理的干部，(同时受几个部门管理的干部，)都分别建立了正本和副本，而一般干部和职工档案等则只建正本。
4、人事档案的整理步骤Q117
1人事档案的分类
按照《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》中关于正、副本十类内容的划分，人事档案正本的内容主要包括：
第一类：履历材料。干部履历表(书)、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表、个人简历材料，更改姓名的材料，本人或组织写的个人成分、经历的材料。总之，凡是涉及本人基本情况的这样一些表格和文字材料均归入第一大类。
第二类：自传材料。本人写的关于自身情况的文字材料及属于自传性质的材料。此类材料一般不多。带自传和履历的简历的简历表，以自传为主要内容的，就归在第二大关。
第三类：鉴定、考核、考查材料。(主要指组织正式的考核、考察材料，考核登记表)此类材料一般比较多，在登记目录时可以适当多留空格。包括以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料;作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料;考核登记表、干部考核和民主评议的综合材料。领导干部离任审计结论材料(审计结论为无问题的)。数量较多、较常见的一种是：年度考核登记表(国家公务员、专业技术人员及其他各类人员年度考核登记表)，每年形成一份。近年来新出现一种表格材料：后备干部考核登记表，待担任后再调整归入第九大类之下的第二小类。
第四类：学历、学位、培训和评聘专业技术职务职称材料。F晋升技术职称、学位、学衔审批表以及业务考绩资料：技术人员登记表、考试成绩表、考核登记表、重要论文篇目和著作书目;
报考高等学校学生登记表、入学通知书、审查表，毕业登记证，学习(培训结业)成绩表，毕业论文，(毕业论文只需归论文的第一页及最后一页，因为第一页有论文的标题，最后一页有相关组织及专家对论文的评议。)学历证明材料，选拔留学生审查登记表;职称材料，主要有包括专业技术职务(职称)任职资格申报表，专业技术职务(职称)考绩材料，聘任专业技术职务(职称)的审批表，套改和晋升专业技术职务(职称)审批表;所管人员业务自传、创造发明和技术革新的评价材料，科研成果、著作及有重大影响的论文(如获奖或有全国性报刊上发表的)等目录。
第五类：政审材料。包括甄别、复查材料和依据材料，比如审查结论、复审结论、甄别平反结论或决定，通知、批复、组织的批注意见，带结论性的调查报告，证明材料，本人交代和本人对组织结论签署的意见和对有关问题的主要申诉材料;党籍、参加工作时间或更改参加工作时间等问题的审查材料，个人的政历情况说明材料。
第六类：参加中国共产党、共青团、民主党派的有关材料。入党入团志愿书、申请书(包括自传材料)，转正申请书以及入党入团时组织上关于其本人历史和表现以及家庭主要成员、社会关系情况的调查材料。如果缺申请书的必须补上;若写了申请但尚未批准加入的，则先可将申请书放在第十类或个人的零散材料夹(人事档案的一种辅助管理工具)中，待批准后再归入第六大类相应的位置;个人的思想汇报材料一般不存，若涉及重要情况的，则可归入第十大类中备查。
第七类：奖励材料(包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹材料)。具有县(团)级以上单位盖章、审批手续健全的各种先进人物登记表、授予先进模范称号的决定、通知、批复、授勋审批表、事迹材料。由于这类材料直接关系到个人的发展及切身利益，在整理中尽量多存，有的单位整理时区级以上的奖项也都保留归档。
第八类：处分材料(包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见)。干部违犯党纪、政纪、国法的材料;通报批评材料;纪检案件材料需归档的包括处分决定、批复、通知、调查报告、复查、甄别、平反决定，本人检讨(查)、申诉，本人对处分决定签署的意见的复制件或打印件;司法案件材料需归档的包括判决书复制件及撤销判决的通知书。出于对人员负责，整理此类材料时关键掌握：凡是有结论的处分材料才保存，没有结论的则不存;解除处分的决定一定要归档、保存。
第九类：录用、任免、聘用、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料。此类中又可分为四小类：9—1工资方面的材料为1小类，凡是沾着钱的，比如奖金、津贴、补助等材料都放在此类，人员工资评级、定级材料，每次工资调整、每两年晋级的报批材料一定要补齐，前后接得上，不能有断档;9—2录用、聘任、入伍、转干、转业、任免方面的材料为2小类，包括有公务员过渡表、登记表，干部任职的跟踪考察材料，比如干部任免审批表、干部任免呈报表，近几年在审批表、呈报表的后面还附有对该干部的考核考察文字材料(三人考核组形成的考核、考察材料)，作为前表的附件一起归档、保存，入伍、转业、授予军警衔的必须是正式的材料，而且要求保存原件，松散调动的审批材料只保存一份调动审批表，其他材料归入本单位的文书档案保存;9—3出国、出境方面的材料为3小类，出国、出境人员审批表要求注明出去和返回的时间及出去执行何种任务;9—4其他各种代表会登记表、离(退)休登记表材料为4小类，包括党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议工作中形成的代表登记表、委员简历、政绩材料等，离休、退休、退职审批表、离休干部提高待遇呈报审批表。
第十类：其他可供组织参考的材料。如有残疾的体检表、残疾等级证明材料，个人的思想、工作、学习总结、检查，近期的体检表，残废登记表，死亡报告表等;人员死亡后，组织上写的悼词、生平，非正常死亡的调查处理材料，最后处理意见，说明有关情况的遗书，干部逝世后报刊报道的消息或讣告等，可集中放在第十类之后;其他一些反映个人重要情况的、不适于归入以上九大类中任何一类的人事材料，统统归入第十类。比如代表一个人的干部身份的《报到通知书》、《独生子女申请表》等。
[A履历材料：干部履历表(书)、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表、个人简历材料，更改姓名的材料。
B自传材料：个人自传及属于自传性质的材料。
C鉴定、考核、考查材料：以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料;作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料;考核登记表、干部考核和民主评议的综合材料。领导干部离任审计结论材料。
D学历、学位、学绩培训和评聘专业技术技术职务职称材料;报考高等学校学生登记表、审查表，毕业登记证，学习(培训结业)成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表;专业技术职务任职资格申报表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务(职称)审批表;干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文(如获奖或在全国性报刊上发表的)等目录。
E政审材料：包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料。
F参加中国共产党、共青团、民主党派的有关材料;
G奖励材料(包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹材料)：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。
H处分材料(包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见)：干部违犯党纪、政纪、国法的材料，查证核实报告上级批复，本人对处分的意见和检查、支持材料，通报批评材料等。
I录用、任免、聘用、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表(包括党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议工作中形成的代表登记表、委员简历、政绩材料等。)等材料。
J其他可供组织参考的材料。如有残疾的体检表、残废等级证明材料等。
人员死亡后，组织上写的悼词、生平，非正常死亡的调查处理材料，最后处理意见，说明有关情况的遗书，干部逝世后报刊报道的消息或讣告等，可集中放在第十类之后。]
[人事档案副本，是由人事档案正本的七类主要材料的复制件及重复件构成：
A第一类的近期履历材料;
B第三类的主要鉴定、干部考核材料;
C第四类的学历、学位、评聘专业技术职务的材料;
D第五类的政治历史问题的审查结论(包括甄别、复查结论)材料;
E第七类的奖励材料;
第八类的处分决定(包括甄别、复查结论);
F第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。
其他类别多余的重要材料，也可归入副本。
正本和副本分别由主管单位和协管单位保管。]
2人事档案的归类
人事档案材料分为十大类之后，就可以把每份材料归入相应的类中去。归类的方法主要有两种：
A按文件材料的名称归类。凡是文件材料上有准确名称的，就可以按名称归入所属的类别中。比如履历表、简历表归入第一类，自传归入第二类，鉴定表归入第三类。
B按文件材料的内容及用途归类。对于只看名称而无法确定类目归属的材料，应当根据其内容归入相应的类别。如果材料内容涉及几个类目时，就应当根据主要内容归入相应类目。例如：
带自传的履历或简历表，以自传为主，归第二类。
履历表和简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类。
有任免职务内容的干部登记表、任免呈报表所附的考察材料或主要表现情况的综合材料、提升工资级别的评级、评定军衔的鉴定表等材料，以其主要用途为主，归第九类。
政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，一律归第八类;凡未经给予处分，以政治历史问题为主的，归第五类，以违纪错误为主的归第八类。
3人事档案的排序
档案材料经过分类后，必须根据材料内容的内在联系、材料之间的有机联系、或材料形成的时间顺序进行排序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编页数。
在每份材料封面的右上角用铅笔标注上与目录相对应的类、序号，写法为“1—3”、“5—2”、“8—4”，杠前数字表示类号，杠后数字表示此份材料的序号。除第九类略有不同以外，其余各类材料均按此要求编排类序号。
材料排序可以依据材料形成的时间顺序和材料内容的主次关系排序。其中第一(履历)、二(自传)、三(鉴定)、四(学历)、七(奖励)、十(其他)类材料按时间排序，而第五(政审)、六(党团)、八(处分)类材料按档案材料内容的主次关系排序。其中第五(政审)、八(处分)类材料的排列顺序为：A上级批复，B结论或处分决定，C本人对结论或处分决定的意见，D调查报告，E证明材料，F本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。
第九类材料可根据不同层次干部的档案材料情况，采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：A工资情况的材料;B任免材料;C出国、出境材料;D其它材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。
具体到每一类别需特别说明的情况：
(详情参照中共云南省委组织部《关于贯彻中共中央组织部、国家档案局﹤干部档案工作条例﹥的实施意见》的附件部分C35—50)
第一类：履历材料
材料排序：更改姓名的材料排在最前面，其它材料按形成时间由远到近顺序排列;
为了便于使用，在装订第一类材料时，要把近期的表放在前面，已编好的顺序号不动，待有新的近期履历表时再按顺序登记目录后调换装订。
第二类：自传材料
带自传和履历的简历表，以自传为主要内容的，归此类。
材料排序：按形成时间由远到近顺序排列。
第三类：鉴定(含自我鉴定)、考察、考核材料
属于文革中形成的鉴定材料(社会主义教育鉴定表、劳动鉴定表、锻炼体会等)按中组部组通字[79]54号文件规定抽出不归档。
后备干部登记表待提任后才归。
材料排序：按形成时间由远到近顺序排列。
第四类：学历、学位、学绩、培训和专业技术情况材料
学习(结业)成绩表或学历证明材料，一般是教育部门认可或学习半年以上的才归档。
学生在校期间填的其他表归在第一类。
人员的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文(获奖或在全国报刊上发表)的目录等也在收集归档范围。
各种试卷一律不归档。
材料排序：按形成时间由远到近顺序排列;
第五类：政治历史问题审查材料
此类材料一般要求有健全的审批手续，一套完整的政审材料一般由六部分组成，包括A批复、B结论(决定)、C本人对结论的意见、D调查报告或综合说明、E有关旁证和、F本人交待申诉等材料。
配偶情况登记表归入此类。
材料排序：用问题序、时间序、成套序、纲目序、材料价值序同时交叉排列。C40
比如，对“文革”中某一个问题复查后为维持原批复、结论的就用成套序把新复查批复、结论排在原批复、结论的前面;复查后为撤销原批复、结论的就把原批复、结论抽出，把新复查批复、结论放入，包括本人对结论的意见及有关旁证材料。对有关的主要旁证材料不管调查审查的先后，均综合起来按主、次问题排列，无关的、反面的、重复多份的材料则抽出登记销毁，有保存价值的按规定立卷归文书档案。
第六类：加入党团材料
材料排序：按分类序和纲目序相结合排列。
第七类：奖励材料
包括具有县(团)级以上单位盖章、审批手续健全的各种科技和业务奖励、先进人物登记表、先进模范事迹，嘉奖、通报表扬等材料。
材料排序：按形成时间由远到近顺序排列;
第八类：处分材料
此类材料要求有健全的审批手续，一套完整的处分材料一般包括五部分：A上级批复、B结论(决定)、C本人对处分的意见、D调查报告、E本人交待等。此类与第五类不同点在于：此类除上述提到需要将有关依据性的旁证材料归入以外，一般不归调查旁证材料，调查旁证材料归纪检部门的案件档案。人员的离婚材料归人此类。
材料排序：基本上与第五类材料的排序相同，按问题序、时间序、成套序和纲目序混合排列。
第九类：工资、吸收录用、入伍、任免、出国、离退休、退职、代表登记表等材料。
出国、出境人员审批表要求注明出去和返回的时间及出去执行何种任务。
代表登记表包括党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议工作中形成的代表登记表、委员简历、政绩材料等。
离休、退休、退职审批表、离休干部提高待遇呈报审批表。
材料排序：按同类合并序与时间序混合排列。先按同类合并序将材料集中分为四个小类，每小类除工资级别登记表(系综合表)排在本小类的前面外，其他各类材料均按形成时间由远到近顺序排列。
各小类的分类方法：工资方面的材料为1小类，录用、聘任、入伍、转干、转业、任免方面的材料为2小类，出国、出境方面的材料为3小类，其他各种代表会登记表、离(退)休登记表材料为4小类。C47如1小类为：9—1—1、9—1—2、3… …，2小类为9—2—1、9—2—2、3… …依此类推。
第十类：其他可供组织参考的材料。
因公负伤的证明材料、残疾等级材料或有保存价值的体检表;干部逝世的报刊报道、悼词(生平)、非正常死亡的调查报告(包括遗书)等。
材料排序：若有几个方面的问题的材料，则先按问题相对集中排列，然后再分别按材料形成时间由远到近的顺序排列。
4人事档案的编目(即编制人事档案卷内目录)
按照档案材料排列的顺序和人事档案规定的卷内目录格式逐份逐项认真填写：(现在一般在电脑上制作。)
A类名或序号。即此份人事档案材料在一个人的档案中的分类号或排列顺序号，在类序号一栏里，用“一、二、三… …”表示材料的大类号，用“1、2、3… …”表示材料排列的顺序号;在具体的每份档案上标识的方法是：用类别号—该类别下的排列顺序号组成，如1—1、1—2、3—2等表示，并在材料右上角(用铅笔)标注，也可盖号码章。
B材料名称。一般照抄档案材料上的标题，没有标题的要拟定，标题太长的要简化，但必须反映材料的内容或性质特点。凡是题文不符的必须另行拟定或在备注上加以说明。
C材料时间以落款标明的时间为准。
D材料份数以每份完整的材料作为一份(含附件)，材料页数也以每份材料(含附件)为单位计数填写。以铅笔编写在材料的右下角，有的只数不编，一般采用图书编页法，以有字的每一面为一页编页码，印有页码的材料、表格应如数填写。
E备注注明人事档案材料的变化状况，尤其是抽出档案材料时，要注明抽出的时间及抽出的原因。
F如果是手工填写目录，则要求字迹工整、准确、清楚、美观，不得用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写，每类之后适当留空格(，或每一类别单独填写一张卷内目录)。
G卷内目录表格左上角填人物姓名，右上角填档号。
5人事档案的特殊处理(整理时的技术加工)
A对材料载体变质或字迹褪变的档案要采取修复、打印、抄写、复印等方法进行抢救。凡打印、抄写的材料，必须认真细致，核对无误，注明复制单位和日期。
B对超过16K规格的档案材料用纸要进行裁剪或折叠，但文字、照片不得损坏，要便于展开阅读。
C对破损、卷角、折皱和小于16K规格的档案材料用纸要裱糊，所用材料要防虫、防腐蚀、自然晾干。不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤。
D左边无装订位置或装订位置有文字的档案材料用纸要加边。
E去除档案里的金属物，以防止氧化锈毁材料。
F建立档案副本的材料不够时，可选择正本中的材料进行复制，将复制件存副本，其原件必须存入正本。
6人事档案的装订与验收入库Q156
人事档案必须装订成卷，根据档案材料的多少，可分册装订。装订一般有5点要求：
A目录条目与材料内容核对无误，二者一一对应。
B材料理齐，至少做到左、下两边整齐。
C一律在左侧装订，根据所选用的装具，采用三孔或两孔一线装订法进行装订。
D使用规定的人事档案卷盒，卷盒封面按所要求的项目填写该档案人的姓名、卷号。姓名不得用同音字或不规范的简化字。
E人事档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查，经验收合格后，方能入库。
5、整理人事档案应注意的几个问题P232
1上述人事档案的十大类材料只是一般情况，并非每个人的档案都要有这些内容。整理时要以人事档案的实有材料据实整理。(材料不齐不在此列)
2整理时如果缺少某类材料，要在登记目录时适当留出相应的空格;各类材料登记完毕也要适当留出空格，二、五、六、八、十类则可少留空格。
3当材料内容交叉归类困难时可适当灵活处理，按材料的主要内容和主要用途归入相应类别。
(四)人事档案的保管与保护
人事档案的保管工作，就是根据党和国家有关档案工作、保密工作的法规和制度，按照人事档案管理和利用的要求，对人事档案所实施的安全、保密、保护和科学存放的活动。安全、保密、有效保护是人事档案保管工作的核心和宗旨。保管安全是目标。
中组部《干部档案工作条例》第六章已有明确的规定，云南省委组织部在《关于贯彻中共中央组织部、国家档案局﹤干部档案工作条例﹥的实施意见》中作了如下要求： C32
(虽然这些要求是针对干部人事档案的，但其他各类人事档案均可参照执行。)
1、保管500卷以上干部档案的部门，要按规定建立专用库房，配置空调、去湿、灭火防虫等设备;配置铁质档案柜;配齐整理档案必需的工具(如打孔机、切纸刀等)。
2、保管干部档案不到500卷的管理部门，应根据《干部档案工作条例》要求，尽快争取做到三室(档案库房、档案查阅室、档案管理人员办公室)分开。(有条件的部门可争取做到四室有别：档案库房、档案查阅室、档案管理人员办公室、机房或电脑室——对省、自治区、直辖市党委组织部人事档案保管的要求。)
3、干部、人事档案管理工作所需的必要设备和经费每年应单独立项，列入本地区、本部门预算统筹计划内。各级党委、政府和有关部门要给予大力支持。
人事档案库房“六防”措施：防火、防盗、防湿、防蛀、防光、防高温。库房温度保持在：14—24℃，相对湿度保持在45—65%。
这里简要介绍人事档案的存放与编号方法。Q122
1、姓氏编号法
2、四角号码法
3、组织编号法
4、拼音字母编号法
5、职称级别编号法
可以此为依据编制案卷目录。
(五)人事档案的统计Q125
1、人事档案管理各环节的数量状况统计：总量、收集、保管、整理、利用
人事档案总量统计。比如从外部形式上统计：正本有多少，副本有多少;从种类上统计：国家公务员档案有多少，一般职工档案有多少，科技人员档案有多少，学生档案有多少，流动人员档案有多少等，每类还可继续细分下去;根据保管期限统计：永久多少，长期多少，短期多少。
人事档案收集情况统计。共收集人事档案有多少，其中属于归档的材料有多少，转给有关部门的有多少，销毁的有多少;在材料来源上，各是哪些途径收集的，各途径收集的有多少。
人事档案整理情况统计。已经整理和尚未整理的数量有多少，通过整理需要销毁的档案材料有多少，复制的有多少，以及其他整理过程中的具体数字。
人事档案保管情况统计。统计档案的流动情况和档案遭受损失的情况。
人事档案提供利用工作情况统计。统计查阅人次，有哪几类利用者，在查阅室借阅的有多少，外借的有多少。
2、档案库房和人员情况的统计
档案库房设备情况统计：库房设备配备情况，各类设备数量，库房面积，设备的保养情况等。
人事档案工作人员情况统计：应定编人数、实定编人数、实有人数、与所管档案数量的比例、工作人员的年龄状况、文化程度、从事此工作的年限、是否受过训练等情况。
(六)人事档案的提供利用
提供利用，开发人事档案信息资源，是人事档案管理工作的根本目的。人事档案提供利用是一项政策性、业务性很强的工作，必须坚持保密原则、需要原则、有效原则和客观原则，建立完整的利用制度、建立人员卡片、编制专题信息资源、开展多种形式的主动服务、实行联机检索等。利用方便是目标。下面就针对我们日常工作中常见的、传统的利用方式进行介绍。
1、人事档案的查阅P233
查阅要求： Q215
1查阅的人事档案应当在允许查阅的范围之内;
2查阅党委系列的人事档案的查阅人必须是中共党员;
3查阅人事档案时，不能查阅本人及其亲属的人事档案;
4没有经过领导批准，不允许查阅同级人员的档案，下级组织或单位的人不能查阅其上级的档案;
5同一单位的人事部门不允许查阅本单位领导人的档案;
6人事部门查阅人事档案必须有手续完备的介绍信，其他部门查阅人事档案必须有经过本单位领导签字的正式介绍信;
7 介绍信上未列出的查阅内容，一律不提供查阅。
上述要求，主要是针对干部档案制定的。随着社会信息化程度的不断提高，公民的知情权意识越来越强，有些条款已不适合，应适当作些调整。
一般来说，查阅人事档案必须填写《查阅干部(人事)档案审批表》(Q216)，办理审批手续，而且必须是两名中共党员一同查阅。任何个人不得查阅本人及其亲属的档案，至于涂改、抽取、撤换档案材料和擅自泄露、公布档案内容等行为更是绝对禁止的。
人事档案部门不负责出具证明材料。经过批准或履行一定手续后，可以摘抄或复印人事档案中的有关部分，经档案管理人员审查无误，加盖印章并注明出处。
2、人事档案的外借Q217
《干部档案工作条例》对人事档案的外借作了明确规定：“档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还”。下列情况可借出档案：上级机关和本单位主管部门因为审批职务任免、调动、出国、提干、享受某种待遇或进行政治审查、考察和考核时需要借用人事档案;根据工作需要，某人要调往外单位，在调动之前，将其档案寄往有关单位审查;由于特殊需要必须借用人事档案。
借用人事档案有以下几条具体规定：
1外单位要借用人事档案，必须持手续完备的介绍信和借阅报告，由人事档案管理部门审核，经过人事部门批准后，才能借用;
2本单位人事部门或其他部门工作需要欲借出人事档案时，需要填写借阅单，经人事档案管理部门同意后，才可以借用;
3借出人事档案之前，必须进行认真登记，除了在“借阅人事档案登记册”上逐栏登记外，还必须填写“人事档案借阅卡片”，而且需要将借阅介绍信或借阅报告一起保存，以便查询和催还。
4借出档案的时间不能太长，用完以后应当及时归还，如果到期仍要借用，需办理续借手续，借用者对档案要妥善保管，不允许交无关人员翻阅，不得转借，未经批准不能复制。
3、提供复制件和加工件服务(这是未来的一种发展趋势)
人事档案工作中还可通过提供复制件、加工件为利用者服务。加工件主要是指对人事档案原件内容进行浓缩、筛选、揭示，为利用者服务。
(七)人事档案的转递
由于当前新的劳动管理制度和用工制度的变化，人员流动情况频繁发生，人员的主管单位也不是永远不变的，人事档案管理部门必须随着该人员主管单位的变化及时将其人事档案转至新的主管或协管单位。做到人由哪里管理，档案就在哪里管理，档案随人走，使人事档案管理的范围与人事管理的范围相一致，这就形成了人事档案的转递工作。
1、人事档案转递工作的基本要求：Q126
1安全。谨防丢失和泄密。不允许用平信、挂号、包裹等公开邮寄方式，必须经过严格密封、加盖密封章，作为机密件通过机要交通转递或由转出单位选择政治可靠的人员专门递送，一般不允许本人自己转递。
2准确。转递人事档案必须在确知有关人员新的主管或协管单位之后才能办理人事档案转递手续。依照县级及相当于县以上的各级党组织、人事部门可以直接相互转递人事档案的规定，尽量直接把人事档案转递至某人的新的主管单位，不要转递给某人的主管或协管单位的上级机关或下级机关。更不能盲目转递。
3及时。要求人事档案的转递应随着人员的调动而迅速地转递，避免档案与人员管理脱节和“无人有档”、“有档无人”现象的发生。
2、人事档案转递工作的方式：
1转入。指某一人员在调到新的主管单位后，该单位的人事档案部门接收其原来单位转来或转送的人事档案材料，这是人员调动过程中一个不可缺少的环节。(转入的手续一般规定为：
A审查转递人事档案材料通知单，看其转递理由是否充分，是否符合转递规定;
B审查档案材料是否本单位所管的干部或职工的，以防收入同名同姓之人的档案材料;
C审查清点档案的数量，看档案材料是否符合档案转递单开列的项目，是否符合转入要求，有无破损;
D经上述三个步骤确认无误后，在转递人事档案材料通知单的回执上盖章，并将通知单退回寄出单位，同时将转进档案在登记簿上详细登记。)
2转出
A转出原因：此人转单位或跨系统调动;此人的职务或职位(包括提拔和免职、降职)发生变化;此人所在单位撤销或合并了，此人离退休以后易地安置;此人离、退职或被开除公职;此人因犯罪而劳改，刑满释放后易地安置，或到其他单位工作;此人死亡;外单位要求转递;新近收到的不属于人事档案部门管理的档案材料;经鉴别应当退回形成单位重新加工或补办手续的材料。
B转出的方式：零散转出、整批转出。前者指日常工作中经常性的数量并不很大的人事档案材料的转出，这是转出的主要方式，一般通过机要交通来完成。后者指向某个单位或部门同时转出大批人事档案材料，经过交接双方协商，一般由专人或专车取送。
C转出的手续有严格的规定。零散转出和整批转出的手续不完全一样，要严格按规定来做。(对于零散转出的档案材料必须在转出材料登记簿上登记，注明转出时间、材料名称、数量、转出原因、机要交通发文号或请接收人签字;在档案底册上注销并且详细注明何时何原因转至何处，以及转递的发文号;填写转递人事档案通知单并按机要交通发文要求包装、密封，加盖密封章后寄出。
对于整批转出的档案材料，其移交手续是：首先将人事档案材料全部取出，在转出材料登记簿上进行详细登记，并在底册上注明以后，还要编制移交收据，一式两份。收据上应当注明移交原因、移交时间、移交数量、移交单位和经办人等，收据的后边要附上移交清单，注明移交人姓名、职务、材料名称、数量等栏目，以备查考。)
转递人事档案的一般要求：当干部职工的工作发生调动或职务发生变化后，人事部门要及时地(一般15天)将档案转给有关的主管单位，要通过机要交通或派专人转递，不得邮寄，也不得交由本人自带。转出的档案必须完整齐全，经过整理装订，不得私自扣留材料或是把材料分批转出，转出的档案必须按照人事档案转递通知单的项目仔细填写，严密包封。收到档案的单位也要在回执单上签字盖章，从速退回。
(八)干部职工特殊变动情况下的档案管理
1干部职工辞职、退职、自动离职、被辞退后未就业的，档案仍由原管理单位保管。另就业的，档案转至有关的组织、人事部门。不具备保管条件的，转相关的人才流动服务中心保管。
2干部职工被开除公职，未就业的，档案由原管理部门保管; 另就业的，档案转由有关的部门保管。
3个人在受刑事处分或劳动教养期间，档案由原管理单位保管;刑满释放或解除劳教之后，重新安排工作的，档案由有关的单位保管或是由人才服务中心保管。
4干部职工出国不归、失踪、逃亡以后，档案由原管理单位保管。
另外强调一点，管理人事档案的档案员及其在本单位的亲属的人事档案必须由单位另行指定专人保管。
三、人事档案现代化管理简介 Q189-190
人事档案现代化管理，就是把现代化管理思想和先进的科学技术手段应用于人事档案管理过程中，以提高工作效率和延长人事档案寿命，更好地服务于社会的管理活动。人事档案现代化管理涉及到管理人员思想的现代化、管理方法的现代化、管理技术的现代化(包括计算机技术、多媒体技术、通讯技术、网络技术等)。
人事档案作为个人实践活动的真实记录，它的信息的内在价值已逐渐被社会承认和认同，人事档案信息由此成为信息社会信息流中不可少的组成部分。因此，未来社会的需求和人事档案信息自身的特性使人事档案管理现代化成为必然。
随着计算机技术的发展和应用，计算机在信息处理方面的强大功能，为人事档案信息自动化管理提供了有效的技术手段，人事档案信息计算机管理也日渐普及。经过二十多年的实践和探索，国内有关单位已先后推出多个符合实际工作需要、功能完备的人事档案信息计算机管理系统，越来越多的机关单位开始利用计算机管理本部门的职工信息，建立起各自的人事档案信息管理系统，也取得了一些成效与管理经验。可以说，这些系统的管理和运行，在一定程度上推动了现代人事工作进程，完善了人事管理制度、提高了管理效率，并在科学配置人力资源方面发挥了巨大作用。
有关这方面情况就不作过多的介绍了，如果感兴趣，联系相关的人事档案管理软件研发部门即可得到系统、全面的咨询服务。
四、干部人事档案相关管理制度介绍 Q81—91
根据云南省委组织部云组通〔2004〕5号《关于重新印发〈干部人事档案若干管理制度〉的通知》，修订完善了八项管理制度：
1、《干部人事档案材料的收集制度》
2、《干部人事档案材料鉴别归档制度》
3、《干部人事档案整理工作制度》
4、《干部人事档案安全保密制度》
5、《干部人事档案查(借)阅制度》
6、《干部人事档案的转递制度》
7、《干部人事档案的检查核对制度》
8、《干部人事档案管理人员工作职责》
2011年4月
备注：
P表示《档案工作岗位培训教程(上)》的页码;
Q表示《现代人事档案管理》的页码;
C表示《干部人事档案管理工作参考资料》的页码。
典型问题集锦：
一、有关领导干部退休(离任)审计材料的归档问题，经专门请教省委组织部马老师(tel:3991790)，答复如下：
1、领导干部退休(离任)审计材料属于干部人事档案的归档范围，但只归审计结果材料(即审计结论);
2、如果审计结果为无问题，归入第三类(鉴定、考核、考查材料)即可，如果审计结果为有问题，则归入第八类(处分材料)。
二、有关独生子女申请表的归档问题，经专门请教省委组织部马老师(tel:3991790)，答复如下：
独生子女申请表属于人事档案的归档范围;归入第十类即可。
三、问：原来有规定，红头文件不归入人事档案，但现在好多对个人的奖励表彰材料都是以红头文件的形式出现的，该如何处置?经专门请教省委组织部马老师(tel:3991790)，答复如下：
1、原规定红头文件不归入人事档案，指的是干部任免方面的红头文件不归入个人的人事档案中，而只将个人的任免表归入人事档案中;
2、至于对个人的奖励表彰的红头文件则是可以归入个人的人事档案中的。归入第七类。
四、问：村级干部现未建立个人人事档案，那有关其个人的组织关系(包括入党团)材料、对其奖励或处分的材料如何处置?经专门请教省委组织部马老师(tel:3991790)，答复如下：
按干管权限，县级组织、人事部门一般只管理科级以上干部的人事档案。属于村干部个人的人事档案，可根据工作需要或材料多少酌情按以下情况处理：
1、若确实因工作需要，所形成的个人人事材料较多且较系统的，可与当地县委组织部、县人事局协调，专门为相关的村干部建立人事档案，并明确保管部门。
2、若所形成的个人人事材料不是很多且日常工作查考也不多的，则最好将这些档案材料归入该人所属的党支部的文书档案中，随支部的文书档案一起妥善保存，留待以后工作需要再行处置。
五、问：有关干部的学习培训材料(包括毕业论文)是否整套都需归入人事档案?经专门请教省委组织部马老师(tel:3991790)，答复如下：
有关干部的学习培训材料需归入人事档案，但毕业论文不是整篇都归，只需归第一页及最后一页。因为第一页有论文的标题，最后一页有对论文的评议。归入第四类。